慰问信是表示向对方（一般是同级或上级对下级单位、个人）关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况（如战争、自然灾害、事故）下，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。
1.标题
第一行正中写“慰问信”三个字或者加上慰问对象；如果写成xxx致xxx慰问信”那么“慰问信”三个字可移至第二行写在中间。
2.称谓
接着换一行顶格写受慰问的单位或者个人的称呼。
一般来说， 称谓是不可缺少的，但在有的情况下，若标题中已经出现收信一方的名称，如《给全市教师的慰问信》，则专门的称谓可省略。
写单位要写全称；
写个人，要在姓名之后加上称呼如“同志”“先生”“师傅”之类，后边用冒号。
在个人姓名前边，往往还要加上“敬爱的”“尊敬的” “亲爱的”等字样，以表示尊重。
3.正文
另起一行，空两格起写正文。
正文的内容，应该先说明写慰问信的原因，或是因为对方在现代化建设中取得了成绩，或是因为对方遇到了暂时的困难和挫折。其次，叙述对方的模范事迹或遇到困难时表现出来的高尚品质，并向对方表示慰问。再次，写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”，然后在下一行顶格写“节日愉快”“预祝取得更大的成绩”“敬礼”等。
4.落款
署名要写在另起一行的右半行。署组织名称应写全称，署个人姓名前可加职衔。如果写慰问信的单位、个人不止一个，也都要一一写上。日期写在署名的下边，注明年月日。
落款写感谢者的单位名称或个人姓名，以及写信的时间。
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